Nye regler for elektroniske fakturaer

Virkning fra 1. januar 2013

EU ønsker at fjerne barrierer for en større udbredelse af anvendelsen af elektroniske fakturaer og dermed lempe virksomhedernes administrative byrder. Dette indebærer en ligestilling af kravene til at udstede, modtage og opbevare fakturaer, uanset om det drejer sig om papirfakturaer eller elektroniske fakturaer, og uanset om det drejer sig om fakturaer for indenlandske salg af varer eller ydelser, eller grænseoverskridende salg af varer eller ydelser.

Med baggrund i et EU-direktiv er der således med virkning fra den 1. januar 2013 indført nye regler for udstedelse og opbevaring af elektroniske fakturaer.

Elektroniske fakturaer

En dansk virksomhed skal udstede fakturaer over virksomhedens momspligtige salg af varer eller ydelser til virksomhedens kunder. Virksomheden har mulighed for at anvende en elektronisk faktura, hvorved forstås en faktura, der opfylder de almindelige indholdskrav, og er udstedt og modtaget i et hvilket som helst elektronisk format.

Ved elektronisk (og almindelig) fakturering skal virksomheden sikre oprindelsesægtheden, indholdsintegriteten og læsbarheden for fakturaer fra udstedelsestidspunktet til udgangen af opbevaringsperioden. Ved sikring af fakturaens oprindelsesægthed forstås sikring af udstederens identitet. Ved sikring af fakturaens indholdsintegritet forstås, at fakturaens indhold ikke skal kunne ændres eller slettes.

Virksomheden fastsætter selv, hvordan virksomheden vil sikre oprindelsesægtheden, indholdsintegriteten og læsbarheden for fakturaer. Virksomhedens sikring kan ske ved enhver form for egenkontrol af, at virksomheden i overensstemmelse med bogføringsloven og momsbekendtgørelsen etablerer et pålideligt revisionsspor mellem de fakturaer, som virksomheden udsteder, og de leverancer af varer eller ydelser, som virksomheden foretager.

En virksomhed kan kun udstede elektroniske fakturaer til en kunde, der accepterer dette. Kundens accept anses at foreligge ved enhver form for udtrykkelig skriftlig accept, formel eller ej, eller stiltiende, hvis en elektronisk faktura indgår i kundens bogføring og regnskab, eller hvis kunden betaler det fakturerede beløb ifølge en elektronisk faktura.

Virksomheden skal sørge for at opbevare kopier af udstedte og modtagne fakturaer. Hvis en dansk momsregistreret virksomhed foretager elektronisk opbevaring i udlandet af udstedte og modtagne fakturaer, skal SKAT af kontrolhensyn til enhver tid og uden unødig forsinkelse kunne få fuld adgang online til fakturaerne samt adgang til at downloade og anvende disse fakturaer.

De nye regler

Siden 2010 har en vedhæftet pdf-fil i en almindelig e-mail været anset for en elektronisk faktura ved handel mellem to danske virksomheder. Der har ikke været noget krav om elektronisk signatur eller EDI.

For internationale handler har ægtheden af fakturaens oprindelse og integritet derimod hidtil skullet sikres ved enten elektronisk signatur, EDI eller en metode, der er godkendt af den danske og den udenlandske myndighed.

Med virkning fra den 1. januar 2013 bortfalder disse særlige krav til elektroniske fakturaer ved internationale handler. Dermed kan danske virksomheder også udstede og fremsende en faktura i pdf-format i en e-mail til udenlandske kunder.

De gældende regler for opbevaring af fakturaer udbygges med virkning fra den 1. januar 2013 således, at hvis en momsregistreret virksomhed i Danmark eller i et andet EU-land elektronisk opbevarer fakturaer i Danmark eller i udlandet, og fakturaerne angår transaktioner med varer og ydelser, der er momspligtige i Danmark, har SKAT af hensyn til kontrol ret til at få elektronisk online-adgang samt adgang til at downloade og anvende disse fakturaer.

Der indføres desuden en ny regel om, at hvis en momsregistreret virksomhed elektronisk opbevarer fakturaer i Danmark eller i udlandet, og fakturaerne angår transaktioner med varer og ydelser, der er momspligtige i et andet EU-land, har skattemyndighederne i dette andet EU-land af hensyn til kontrol ret til at få elektronisk online-adgang samt adgang til at downloade og anvende disse fakturaer.

Det primære anvendelsesområde for denne udbygning af reglen forudsættes at være tilfælde, hvor en virksomhed med hovedsæde i Danmark har etableret sig i et andet EU-land med en filial eller et fast forretningssted, og hvor der på det faste forretningssted mv. foretages elektronisk opbevaring af fakturaer over transaktioner med varer og ydelser, som er momspligtige i dette andet EU-land. En udenlandsk skattemyndigheds adgang til kontrol hos en dansk virksomhed vil dog også kunne omfatte tilfælde, hvor fakturaer opbevares elektronisk i Danmark, og disse fakturaer angår transaktioner med varer og ydelser, som er momspligtige i et andet EU-land.