Vigtige ændringer til årsregnskabsloven

Folketinget har vedtaget nye regnskabsregler

Erhvervs- og vækstministeren fremsatte den 28. januar 2015 et lovforslag til ændring af årsregnskabsloven. Dette lovforslag er netop vedtaget, og med vedtagelse følger en lang række ændringer og nyheder i forhold til de gældende regler.

Ændringerne til årsregnskabsloven er primært begrundet i indarbejdelse af et nyt EU regnskabsdirektiv i den danske regnskabslovgivning samt IFRS-tilpasning af den gældende årsregnskabslov.

Med de nye regler er en række lempelsesmuligheder fra regnskabsdirektivet blevet gennemført, herunder reducerede regnskabskrav for visse dattervirksomheder, lempelige regnskabsregler for såkaldte mikrovirksomheder, delvis ophævelse af kravet om ledelsespåtegning samt en generel forhøjelse af størrelsesgrænserne i regnskabsklasse B og C.

Ændringerne betyder også, at en række notekrav udgår og nye notekrav kommer til, ligesom der er foretaget en række ændringer i regnskabsskemaerne.

Der er gennemført nye krav for store virksomheder, herunder skærpede regler om rapportering om samfundsansvar ligesom visse store virksomheder skal give oplysninger om betalinger til offentlige myndigheder.

Særligt om mikrovirksomheder

Med indførelsen af begrebet mikrovirksomheder består årsregnskabsloven nu reelt af 6 regnskabsklasser (A, B mikro, B, C mellem, C stor og D).

Virksomheder i den nye regnskabsklasse fritages for en række oplysningskrav, herunder oplysning om:

  • Anvendt regnskabspraksis
  • Gæld, som forfalder til betaling mere end 5 år efter balancetidspunktet
  • Visse særlige poster
  • Antal ansatte

For at lande i regnskabsklassen, skal virksomheden i to på hinanden følgende regnskabsår opfylde 2 ud af 3 af nedenstående grænseværdier:

Balancesum 0-2,7 mio. kr.
Nettoomsætning 0-5,4 mio. kr.
Antal ansatte 0-10

Uanset at ovenstående størrelsesgrænser måtte være opfyldt, afskæres en række virksomhedstyper fra at anvende de særlige regler for mikrovirksomheder. Det gælder eksempelvis for holdingvirksomheder, investeringsvirksomheder eller virksomheder der har rettigheder eller forpligtelser knyttet til afledte finansielle instrumenter som eksempelvis terminsforretninger eller renteswaps.

Ikrafttræden og overgangsregler

De nye regnskabsregler har virkning for regnskabsår, der begynder 1. januar 2016 eller senere. Reglerne kan dog anvendes for regnskabsår, der slutter 31. december 2015 eller senere, hvis dette sker systematisk og konsekvent.

De nye regler om rapportering om samfundsansvar får virkning for virksomheder omfattet af regnskabsklasse D, som har et gennemsnitligt antal beskæftigede på 500 eller derover, for regnskabsår, der begynder den 1. januar 2016.

Øvrige klasse D virksomheder og virksomheder i regnskabsklasse C stor kan vente med at følge de skærpede krav om samfundsansvar indtil regnskabsår, der begynder 1. januar 2018.

Ændringerne i årsregnskabsloven skal med få undtagelser indregnes med tilbagevirkende kraft. Loven indeholder på visse områder særlige overgangsbestemmelser, der medvirker til at lette overgangen til de nye regler.

Elektronisk regnskabsmateriale

Reglerne for opbevaring i udlandet lempes

Fra den 1. marts 2015 vil elektronisk opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet være tilladt uden forudgående ansøgning eller anmeldelse til offentlige myndigheder.

Hidtil har hovedreglen været, at regnskabsmateriale skal opbevares her i landet. Erhvervsstyrelsen har i særlige tilfælde – og efter forudgående dispensationsansøgning – tilladt, at regnskabsmateriale kunne opbevares i udlandet.

Betingelser

De nye muligheder for elektronisk opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet er forbundet med visse betingelser som alle skal være opfyldt:

  1. Regnskabsmaterialet skal opbevares i overensstemmelse med bogføringslovens almindelige regler (eksempelvis krav til registrering, dokumentation og opbevaringsperiode).
  2. Der skal til enhver tid kunne gives adgang til materialet her i landet (enten i elektronisk form eller på papir).
  3. Systembeskrivelser og adgangskoder skal opbevares i Danmark (således at offentlige myndigheder kan skaffe sig adgang til det materiale, som er opbevaret i udlandet).
  4. Regnskabsmaterialet skal kunne udskrives i klarskrift eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat (der skal kunne udskrives på papir eller microfilm, og filformatet kan eksempelvis være xml, csv eller lignende).

Ved opfyldelse af ovenstående betingelser slipper virksomhederne fremover for bøvlet med at indhente tilladelse til at opbevare regnskabsmaterialet i udlandet.

Papirform

De begrænsninger, der i dag eksisterer for så vidt angår opbevaring af regnskabsmateriale på papir, videreføres uændret. Det betyder, at regnskabsmateriale på papir for indeværende og forrige måned kan opbevares i udlandet, ligesom interne og eksterne bilag for aktiviteter i udlandet kan opbevares i det pågældende udland i hele opbevaringsperioden på 5 år. Desuden kan virksomheden opbevare alt øvrigt regnskabsmateriale for sine udenlandske aktiviteter i det pågældende udland for indeværende og de 3 seneste kalendermåneder.

For så vidt angår opbevaring af regnskabsmateriale i Finland, Island, Norge eller Sverige er de nuværende regler (jf. den særlige bekendtgørelse herom) nu indsat direkte i bogføringsloven. Regnskabsmateriale kan således helt generelt opbevares i de pågældende lande. For regnskabsmateriale i papirformat i udlandet, gælder ovenstående betingelser i nr. 1 og 2.

Det skal understreges, at det forhold, at regnskabsmateriale i papirform som udgangspunkt skal opbevares i Danmark, ikke betyder, at bogføringen skal ske her i landet. Virksomheden skal blot overholde kravet om at opbevare regnskabsmaterialet her i landet.

Husk dispensationen frem til 1. marts 2015

Frem til ikrafttrædelsen af de nye regler skal der fortsat søges om dispensation efter de nuværende regler. Vi har tidligere her på hjemmesiden omtalt dispensationsmulighederne samt vejledningen til brug for dispensationsansøgning.

Opbevaring af regnskabsmateriale uden for Danmark

Ny vejledning fra Erhvervsstyrelsen

Vi har i en artikel her på hjemmesiden tidligere beskrevet de temmeligt svære vilkår, der har hersket vedrørende muligheden for at opnå dispensation i forhold til bogføringslovens krav til opbevaring af regnskabsmateriale uden for Danmark.

Nu har Erhvervsstyrelsen imidlertid offentliggjort en vejledning vedrørende ansøgning om dispensation til opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet.

Vejledningen kan ses ved brug af linket til højre på nærværende side.

Af vejledningen fremgår det, at dispensation gives med vilkår om, at:

  • Regnskabsmateriale, der opbevares i udlandet skal opbevares i overensstemmelse med de krav, der følger af øvrige bestemmelser i bogføringsloven, herunder at systembeskrivelser og adgangskoder skal opbevares i Danmark i klarskrift.
  • Regnskabsmateriale, der udelukkende findes i fysisk form skal opbevares i Danmark eller et af de nordiske lande i henhold til hovedreglerne i bogføringslovens § 12, stk. 1 – 3 – og 5.
  • Dispensationens gyldighed begrænses til tre år.
  • Der vil blive foretaget en fornyet vurdering af ansøgningen, såfremt der sker ændringer i de faktiske forhold eller hvis et eller flere af de anførte vilkår overtrædes.

Der findes ikke en særlig formular til brug for dispensationsansøgningen, men i vejledningen kan der hentes hjælp til udformning heraf.

Det forhold, at der nu fra Erhvervsstyrelsens side er publiceret en egentlig vejledning til brug for dispensationsansøgning, kan efter al sandsynlighed være medvirkende til, at behandlingstiden på ansøgninger kan afkortes.

Årsrapport på engelsk

Lovforslag på vej

Danske virksomheder, der ikke er børsnoterede, skal aflægge deres årsrapport på dansk.

For børsnoterede virksomheder gælder der særlige sprogkrav alt efter, hvor virksomheden har værdipapirer optaget til handel eller notering på et reguleret marked.

Hvis en dansk virksomhed i dag ønsker at aflægge årsrapport på engelsk, vil der således ligeledes skulle udarbejdes en dansk version som følge af kravet om, at årsrapporten skal være på dansk.

Høringsudkast

Erhvervsstyrelsen har for nylig sendt et forslag til ændring af bl.a. årsregnskabsloven i høring. Den del af lovforslaget, der er rettet imod ændring af årsregnskabsloven, omhandler muligheden for at såvel børsnoterede som ikke-børsnoterede danske virksomheder fremover vil kunne aflægge årsrapport udelukkende på engelsk.

Beslutningen om at aflægge årsrapport på engelsk vil for så vidt angår aktie- og anpartsselskaber skulle vedtages på generalforsamlingen med et simpelt flertal. Generalforsamlingens beslutning skal indarbejdes i selskabets vedtægter.

Virksomheder med begrænset ansvar (omfattet af lov om visse erhvervsdrivende virksomheder) vil ikke have pligt til at optage en bestemmelse i vedtægterne om, at årsrapporten aflægges på engelsk.

For erhvervsdrivende fonde er det foreslået i forslaget til den nye lov om erhvervsdrivende fonde, at Erhvervsstyrelsen kan fastsætte regler om, at fondes årsrapporter kan udarbejdes og indsendes på engelsk.

Sprogkravene vedrørende regnskaber for filialers hovedselskaber vil fortsat være reguleret i årsregnskabslovens nugældende regler herom. Filialer vil således som hidtil kunne offentliggøre hovedselskabets årsrapport på det sprog, den er udarbejdet i, herunder også på andre sprog end på dansk og engelsk.

Baggrunden for ændringerne

Forslaget til ændring af reglerne omkring sprogkrav til årsrapporterne har ifølge bemærkningerne i høringsudkastet til formål at lette de administrative byrder ved regnskabsaflæggelse.

Relativt mange danske virksomheder har en omfattende handel med udlandet, og deres udenlandske samarbejdspartnere stiller ofte krav om en årsrapport på engelsk. Der er ligeledes en stor gruppe af dattervirksomheder af udenlandske koncerner, hvor koncernsproget er engelsk, og som alene udarbejder årsrapport på dansk, fordi årsregnskabsloven i dag stille krav herom.

Lovforslaget følger således de anbefalinger, som det af regeringen nedsatte Virksomhedsforum har fremsat, herunder at det skal være muligt for danske virksomheder at aflægge årsrapport på engelsk.

Der er allerede i dag mulighed for – i selskabsloven – at generalforsamlingen med simpelt flertal kan vedtage, at generalforsamlingen skal foregå på engelsk. Det er desuden muligt at beslutte, at dokumenter til brug under og efter generalforsamlingen kan udarbejdes udelukkende på engelsk. Selskabsloven indeholder herudover hjemmel til, at møder i det øverste ledelsesorgan under visse betingelser kan foregå udelukkende på engelsk. Både ejere og ledelsesmedlemmer skal således allerede i dag ofte acceptere, at beslutningsprocesserne i virksomhederne gennemføres på engelsk. Dette har ikke givet anledning til problemer.

I følge bemærkningerne til lovforlaget er det Regnskabsrådets vurdering, at selvom danske virksomheder, der i dag udarbejder både en dansk og engelsk version af deres årsrapport, får de nye muligheder, er det ikke givet, at de fremadrettet udelukkende vil aflægge årsrapport på engelsk.

En række virksomheder vil formenligt fortsat vælge at udarbejde en dansk udgave af årsrapporten, fordi de har danske interessenter, som de ønsker at give oplysninger om virksomhedens finansielle udvikling. Man kan desuden forestille sig, at nogle virksomheder vil vælge at aflægge årsrapporten udelukkende på engelsk, men offentliggøre dele af årsrapporten på dansk.

Ikrafttræden

De nye muligheder for at aflægge årsrapport på engelsk forventes i henhold til lovforslaget at træde i kraft den 1. januar 2014, således at årsrapporter, der aflægges efter denne dato kan aflægges udelukkende på engelsk.

Opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet

Bliver Erhvervsstyrelsens praksis justeret?

I en række nyere kendelser fra Erhvervsankenævnet er den meget restriktive praksis som Erhvervsstyrelsen normalt anlægger vedrørende dispensation til opbevaring af bogføringsmateriale i udlandet blevet alvorligt udfordret.

Sammen med en række kendelser om samme emne fra henholdsvis 2006, 2009 og 2011 danner der sig et billede af, at den restriktive praksis vedrørende opbevaringsreglerne må forventes at blive blødt noget op.

Med henvisning til de nyeste kendelser fra Erhvervsankenævnet – se linket til højre på siden – må det alt andet lige forventes, at der fremover er større sandsynlighed for at opnå dispensation på dette område. Det skal dog understreges, at Erhvervsstyrelsens vurdering af, om der skal gives dispensation altid vil bero på en konkret vurdering, og der vil heller ikke fremover blive givet dispensation, hvis der er konkrete forhold, der taler imod en dispensation.

Opbevaring af regnskabsmateriale

Efter bogføringsloven skal alt regnskabsmateriale som udgangspunkt opbevares i Danmark. Regnskabsmateriale skal forstås bredt og omfatter såvel bilag som registreringer, uanset om disse er fysiske eller elektroniske.

I bogføringsloven findes en række undtagelser, hvorefter regnskabsmateriale under visse betingelser kan opbevares i udlandet i kortere eller længere perioder. Derudover kan virksomheden opbevare regnskabsmaterialet i Finland, Island, Norge eller Sverige, hvis visse betingelser er opfyldt. Og så er der endelig muligheden for, at Erhvervsstyrelsen i særlige tilfælde kan give dispensation fra kravet om opbevaring af regnskabsmateriale i Danmark.

Særligt internationale koncerner med datterselskaber i Danmark ofrer typisk mange ressourcer på etablering af bogføringssystemer, hvor koncernvirksomhedernes bogføringsmateriale ligger på en server i udlandet – eksempelvis hos moder- eller søstervirksomheder. Netop dette setup har imidlertid givet flere virksomheder udfordringer i forhold til dispensationsmulighederne vedrørende opbevaringskravet.

Opbevaring af regnskabsmateriale uden for Norden

Den danske virksomhed kan som nævnt ikke opbevare regnskabsmaterialet i et land uden for de nordiske lande, medmindre virksomheden har fået dispensation til dette hos Erhvervsstyrelsen. Dispensationen gives kun i de tilfælde, hvor formålet med bogføringslovens bestemmelser – især hensynet til offentlige myndigheders kontrolmuligheder og politiets mulighed for at efterforske – fuldt ud kan tilgodeses på anden måde.

Ønsker virksomheden at ansøge om dispensation, skal virksomheden sende et brev til Erhvervsstyrelsen med en beskrivelse af, hvorledes regnskabsmaterialet påtænkes opbevaret. Der er ingen formkrav til beskrivelsen. Inden styrelsen træffer en afgørelse indhenter styrelsen udtalelser fra bl.a. SKAT, Statsadvokaturen for Særlig Økonomisk Kriminalitet (SØK) og eventuelt Finananstilsynet. Den restriktive praksis fra Erhvervsstyrelsens side har i vid udstrækning været et resultat af udtalelser fra SKAT og SØK om vanskeligheder ved at varetage efterforsknings- og kontrolhensyn.

Ændring af selskabsloven på vej

Erhvervsstyrelsen sender forslag i høring

Erhvervsstyrelsen har den 19. december 2012 sendt et forslag til ændring af selskabsloven i høring.

Høringsudkastet bærer arbejdstitlen “Ændringer i forbindelse med evaluering af selskabsloven m.v.”

Ud over det selskabsretlige område er også “lov om visse erhvervsdrivende virksomheder”, “årsregnskabsloven” og “lov om det Centrale Virksomhedsregister” omfattet af høringsudkastet.

Der er tale om et omfangsrigt forslag til ændringer, hvilket dog primært skyldes den lange række af tekniske ændringer og præciseringer, herunder sproglige justeringer, der er foretaget.

Væsentlige nyheder

De centrale nyheder i høringsudkastet er:

  • Nedsættelse af kapitalkravet for anpartsselskaber fra 80.000 kr. til 50.000 kr. For aktieselskaber fastsholdes kravet om 500.000 kr. i kapital.
  • Mulighed for at stifte et såkaldt “iværksætterselskab” uden minimumskapital.
  • Udfasning af muligheden for at stifte selskaber med begrænset ansvar (S.M.B.A.).
  • Nye regler om grænseoverskridende flytning af hjemsted.

Særligt om iværksætterselskaber

Det bliver efter forslaget muligt af stifte et anpartsselskab uden en minimumskapital.

Det såkaldte “iværksætterselskab” bliver først et rigtigt anpartsselskab, når der er opbygget en kapital på 50.000 kr. Kapitalen opbygges ved gennem en periode at hensætte 25 % af det årlige overskud.

Selskaberne kan ikke udbetale udbytte, før der er opbygget en kapital på 50.000 kr.

Ikrafttrædelse mv.

Høringsfristen udløber den 25. januar 2013

Forslaget forventes fremsat i Folketinget i slutningen af februar 2013.

Revision i mindre virksomheder

Lempelse af revisionspligten

Folketinget har den 6. december 2012 vedtaget en række ændringer til årsregnskabsloven og revisorloven, der på to centrale områder lemper kravene til revision af mindre virksomheders årsregnskaber.

Først og fremmest indføres der nu mulighed for, at virksomheder i regnskabsklasse B kan vælge, at revisionen af årsregnskabet skal udføres efter en særlig erklæringsstandard.

Der lempes også i reglerne om fravalg af revision, således at holdingselskaber, der indgår i meget små koncerner, helt kan fravælge revision af årsregnskabet.

Udvidet gennemgang

Virksomheder i regnskabsklasse B får mulighed for at “tilvælge” revision efter en særlig standard. Standarden er endnu ikke offentliggjort, men bærer betegnelsen “Udvidet gennemgang af årsregnskaber”.

I stedet for at revisionen udføres i overensstemmelse med de internationale revisionsstandarder (ISA), vil det fremadrettet være muligt at anvende den særlige erklæringsstandard, der er tilpasset forholdene i mindre virksomheder.

Det er generalforsamlingen der beslutter, om årsregnskabet skal revideres efter den nye standard. Der skal ikke særskilt informeres om denne beslutning i eksempelvis årsrapporten. Der skal fortsat være anmeldt og registreret en revisor, der er enten statsautoriseret eller registreret (godkendt revisor).

Muligheden for at lade revisionen udføre efter den særlige erklæringsstandard gælder også for holdingselskaber, men ikke for erhvervsdrivende fonde.

Som nævnt er den endelige erklæringsstandard endnu ikke godkendt og offentliggjort. En udvidet gennemgang efter standarden vil tage udgangspunkt i et review efter den internationale standard om review – dvs. basere sig på forespørgsler og analyser. I tillæg hertil vil der skulle udføres en række supplerende handlinger, herunder:

  • Indhentelse af udskrifter fra tingbog, personbog og bilbog
  • Indhentelse af engagementsforespørgsler fra pengeinstitutter mv.
  • Indhentelse af advokatbrev
  • Indhentelse af dokumentation for, at indberettede AM-bidrag, A-skatter, merværdiafgifter og lønsumsafgifter er korrekt indberettet på baggrund af bogføringen

Holdingselskaber

I lighed med de gældende regler vil helt små virksomheder i regnskabsklasse B (balancesum på 4 mio. kr., nettoomsætning på 8 mio. kr., gennemsnitligt antal heltidsbeskæftigede på 12) fortsat helt kunne fravælge revision af årsregnskabet.

Det nye er, at små holdingselskaber nu også får mulighed for at fravælge revision.

Betingelsen er, at holdingselskabet og de virksomheder der udøves betydelig indflydelse på, ikke tilsammen overskrider to af ovenstående størrelsesgrænser i to på hinanden følgende regnskabsår. Grænserne for fravalg af revision måles altså i forhold til hele koncernen og ikke alene i forhold til holdingselskabet.

Ikrafttrædelse

De nye regler træder i kraft 1. januar 2013.

Virksomheder, der ønsker at revisionen skal udføres i overensstemmelse med den særlige erklæringsstandard, skal foretage et tilvalg heraf på den førstkommende ordinære generalforsamling. Herefter vil det efterfølgende årsregnskab være underlagt revision efter den særlige erklæringsstandard.

For virksomheder med regnskabsår der starter 1. september 2012 eller senere, vil der således være mulighed for at anvende den nye form for erklæring allerede på det næste årsregnskab. Eneste krav er, at beslutningen om tilvalg af erklæringsydelsen foretages på den førstkommende ordinære generalforsamling efter 1. januar 2013.